为规范幼儿园物资出入库审批流程，加强物资管理，保障幼儿园教育教学及日常运营活动的有序开展，特制定本制度。
本制度适用于幼儿园内各类物资的出入库审批，包括但不限于教学用品、办公用品、食品、玩具、设备设施等。
幼儿园各部门依据实际的需求，填写《物资采购申请表》。申请表应详细注明所需物资的名称、规格、型号、数量、预计单价、用途、需求时间以及申请人等信息。对于教学用品的采购申请，需由教学部门负责人审核签字，确认该采购与教学计划及课程安排相符合；办公用品采购申请由行政部门负责人审核，确保符合办公实际需求。
申请表提交至采购部门后，采购部门对申请内容做汇总、整理，并进行初步的市场调查与研究和供应商筛选，评估采购的必要性、合理性以及预算的准确性。
采购部门将整理后的采购申请及预算方案提交至财务部门进行预算审核。财务部门依据幼儿园年度预算安排、资金状况和相关财务制度，对采购申请中的物资价格、采购数量、总预算等进行审核。如采购申请超出预算范围或预算安排不合理，财务部门应提出修改意见或建议调整采购计划，并与采购部门及申请部门做沟通协商。
经财务部门预算审核通过后的采购申请，由采购部门提交给园长进行最终审批。园长考虑幼儿园的整体规划、教育教学需求、资金安排以及供应商信誉等方面因素，对采购申请进行审批。园长审批同意后，采购部门方可开展采购工作。
采购物资到货后，由仓库管理人员会同采购人员、使用部门代表（如涉及专业教学设备或特殊物资，邀请有关专业教师或技术人员参与）依据采购合同、采购清单等对物资进行验收。验收内容有物资的数量、质量、规格、型号、外观完整性以及相关质量证明文件（如合格证、检验报告等）是否齐全。
验收合格后，仓库管理人员填写《入库单》，详细记录物资入库信息，并将《入库单》连同采购合同、发票、验收报告等相关凭证提交至财务部门进行入库审批。财务部门审核无误后，办理入库记账手续，确认物资正式入库。如验收发现物资存在问题，采购人员应及时与供应商联系沟通，协商解决办法，如退换货、补货等，并记录处理过程及结果。
当幼儿园接收到捐赠物资时，接收人员应第一时间填写《捐赠物资接收登记表》，详细记录捐赠方信息（包括捐赠单位或个人名称、联系方式、地址等）、捐赠物资信息（名称、规格、数量、质量状况初步判断、捐赠时间等）以及捐赠意向（如指定用途或无指定用途等）。
接收人员将《捐赠物资接收登记表》及捐赠物资相关信息提交至幼儿园管理层（包括园长、教学部门负责人、后勤部门负责人等有关人员组成的评估小组）做评估。评估小组根据幼儿园的实际的需求、物资质量状况、存储条件以及捐赠物资对幼儿园教育教学和运营的影响等因素做综合评估。
如评估认为捐赠物资符合幼儿园需求且可接受，由园长签署《捐赠物资接收审批表》，同意捐赠物资入库；如评估认为捐赠物资存在质量上的问题、不适用或其他不符合接收条件的情况，由接收人员及时与捐赠方沟通反馈，说明情况并协商解决方法，如退回捐赠物资或根据捐赠方意愿转赠其他合适机构等。
经园长审批同意接收的捐赠物资，按照采购物资入库流程办理入库手续，仓库管理人员填写《入库单》，注明 “捐赠” 字样，并将相关信息录入库存管理系统，同时将捐赠相关凭证（如捐赠函、捐赠协议、接收登记表、审批表等）整理归档，交至幼儿园办公室留存备案。
幼儿园各部门需领用物资时，由领用部门指定人员填写《物资领用申请表》。申请表需明确领用部门、领用人、领用物资名称、规格、型号、数量、领用用途以及预计归还日期（如为借用性质需填写此项）等信息。对于教学用品领用，需经教学部门负责人审批，确保领用与教学活动相关且合理；办公用品领用由行政部门负责人审批，根据部门人员配置及工作任务量判断领用的合理性。
领用金额较小且属于常规性物资领用（如日常办公用品、一般性教学用具等），经部门负责人审批后，直接提交至仓库管理人员办理出库手续。但对于领用金额较大、贵重物资（如大型教学设备、高档办公家具等）或涉及特定用途（如专项活动物资、食品药品等）的物资领用，除部门负责人审批外，还需经园长或相关分管领导审批同意后方可领用。例如，食品领用需经保健医生审核签字确认符合幼儿饮食安全标准后，再报园长审批；贵重设备领用需经园长会同后勤部门负责人、技术人员评估确认领用的必要性及使用计划后审批。
仓库管理人员收到经审批通过的《物资领用申请表》后，依据申请表内容发放物资，并与领用人当面核对物资的名称、规格、数量等信息，确保无误。领用人在《出库单》上签字确认，《出库单》应详细记录物资出库信息，包括出库单号、出库日期、领用部门、领用人、物资名称、规格、数量、单价、金额等。仓库管理人员留存一联《出库单》作为库存记账凭证，另一联交至财务部门进行财务核算，同时在库存管理系统中更新库存数据，减少相应物资库存数量。
因特殊活动或临时需求需借用幼儿园物资的部门或个人，填写《物资借用申请表》。申请表除包含领用申请的基础信息外，还需详细说明借用原因、借用期限、归还保证措施以及归还时物资的验收标准等内容。例如，因举办亲子活动借用活动道具，需在申请表中说明活动时间、地点、预计参与人数以及道具的使用方式和归还时的检查要点等。
《物资借用申请表》首先由借用部门负责人审核签字，确认借用的必要性和合理性，并对借用物资的使用和归还负管理责任。然后，根据借用物资的性质和价值，分别提交至相关领导审批。一般物资借用由行政部门负责人审批，贵重物资或涉及幼儿园重要设施设备的借用需经园长审批。对于涉及幼儿安全或卫生健康的物资借用（如医疗设施、消毒用品等），还需经保健医生审核签字。
审批通过后的《物资借用申请表》交至仓库管理人员，仓库管理人员与借用人共同核对物资状况，并在申请表上注明物资的现有状态（如完好无损、有轻微磨损等）。借用人在《出库单》上签字确认后，领取借用物资。《出库单》应注明 “借用” 字样，以便与领用出库区分。仓库管理人员同时建立《物资借用台账》，详细记录借用物资的相关信息，包括借用单号、借用日期、借用部门、借用人、物资名称、规格、数量、预计归还日期等，并定期对借用物资进行跟踪检查，提醒借用人按时归还。
借用物资到期归还时，仓库管理人员应与借用人共同按照申请表中约定的验收标准对物资进行全方位检查验收。如物资完好无损且符合验收标准，仓库管理人员办理归还入库手续，在《物资借用台账》中记录归还日期，并更新库存管理系统数据，增加相应物资库存数量。如发现物资有损坏、丢失或其他不正常的情况，借用人应按照幼儿园相关规定进行赔偿或维修处理。仓库管理人员将处理结果记录在案，并报告给有关部门负责人及领导。
幼儿园内部不同园区或部门之间因工作有必要进行物资调拨时，由调出部门填写《物资调拨申请表》。申请表应详细说明调拨物资的名称、规格、型号、数量、调出部门、调入部门、调拨原因以及调拨时间安排等信息。例如，某园区因班级数量调整，将部分余的桌椅调拨至其他园区，需在申请表中说明班级调整情况、桌椅的现有状况以及调入园区的接收安排等。
《物资调拨申请表》经调出部门负责人和调入部门负责人签字确认后，提交至园长或相关分管领导审批。领导审批时，需考虑幼儿园整体资源配置、各部门工作需求和物资调拨对教学和运营的影响等因素。对于涉及重要资产或较大规模物资调拨的情况，在大多数情况下要组织有关部门进行协调会议，确保调拨工作的顺利进行。
审批通过后的物资调拨，由仓库管理人员按照申请表内容办理调拨出库手续，填写《出库单》，注明 “调拨” 字样，并在库存管理系统中进行一定的库存调整操作，将物资从调出部门库存转移至调入部门库存。同时，仓库管理人员将《物资调拨申请表》、《出库单》等相关凭证整理归档，交至幼儿园办公室留存备案，以便日后查询和统计物资调拨情况。调入部门收到调拨物资后，应及时与仓库管理人员核对物资信息，并在《物资调拨申请表》上签字确认接收情况，纳入本部门物资管理范畴进行登记和管理。
财务部门定期对物资出入库审批流程及相关账目进行审核检查。检查内容有出入库审批手续是否完备、《入库单》《出库单》《物资领用申请表》《物资借用申请表》《物资调拨申请表》等单据填写是否规范准确、物资出入库数量及金额与财务账目是否一致等。如察觉缺陷，及时与有关部门及人员沟通核实，并要求限期整改。同时，财务部门对物资采购预算执行情况做监控，确保采购活动在预算范围内进行，如有预算超支情况，需详细分析原因并报告给幼儿园管理层。
幼儿园定期开展内部审计工作，将物资出入库管理纳入审计范围。内部审计人员通过查阅出入库凭证、账目记录、库存盘点报告和相关审批文件等资料，对物资出入库审批制度的执行情况做全面审查。重点审查物资采购是不是真的存在违反相关规定的行为（如未经审批擅自采购、与供应商勾结谋取私利等）、物资领用和借用是不是满足规定用途、物资调拨是不是合理且手续齐全以及库存管理是否规范等方面。对于审计发现的问题，出具审计报告并提出整改建议，要求有关部门和责任人及时整改落实。对违反制度规定且情节严重的行为，按照幼儿园相关规定追究责任人员的责任，构成违法犯罪的，移交司法机关处理。
幼儿园成立由后勤部门、行政部门等有关人员组成的监督检查小组，不定期对仓库物资出入库情况做实地检查。检查内容有仓库现场管理是否规范（物资分类存放、标识清晰、环境整洁等）、出入库操作是否严格按照审批流程执行（如是否有先出库后审批或审批手续不全即出库的情况）、库存物资账实相不相符等。监督检查小组对检查发现的问题及时记录并反馈给有关部门，要求立即整改，并对整改情况做跟踪复查，确保问题得到一定效果解决。同时，将检查结果纳入部门和个人绩效考核体系，对执行出入库审批制度良好的部门和个人给予表彰和奖励，对违反制度的部门和个人进行一定的处罚，以促进制度的有效执行。
本制度自发布之日起施行。如有与国家法律和法规或上级政策相抵触的条款，以国家法律和法规和上级政策为准，并及时对本制度进行修订。
本制度由幼儿园管理层负责解释和修订。在执行过程中，如发现制度存在不完善之处或真实的情况发生变化需要调整制度内容，各部门可向管理层提出建议，管理层组织有关人员进行研究讨论后，适时对制度进行修订完善，确保制度的科学性、合理性和有效性，保障幼儿园物资管理工作的顺利进行。
本制度应与幼儿园其他相关管理制度（如采购管理制度、库存管理制度、资产管理制度等）相互衔接，形成完整的物资管理体系，共同规范幼儿园物资管理活动，提高物资使用效率，为幼儿园的教育教学和日常运营提供有力保障。返回搜狐，查看更加多
